Mobiler Zugriff auf Outlook Informationen | Artikel aus INFOLINE 3/2006

Mobiler Zugriff auf Outlook Informationen | Artikel aus INFOLINE 3/2006
BLANCO Gruppe und COMLINE AG setzen auf Windows Mobile

Die Möglichkeit, jederzeit auf Termine, Kontakte und E-Mails im Unternehmensnetz zugreifen zu können ist für den Information Worker heute Alltag. Der Homo Mobilis fordert aber nun verstärkt auch eine Möglichkeit unterwegs Mails zu senden, Termine zu planen oder Kontakte zu verwalten. Windows Mobile Pocket PCs und SmartPhones lösen im Team mit Exchange Server 2003 diese Aufgabe.

Exchange Server 2003 erlaubt heute einen Zugriff über verschiedenste Technologien:

– Outlook Web Access
– Outlook Anywhere
– Outlook Mobile Access
– Exchange Server ActiveSync

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Technologien anhand der Implementierungen bei der BLANCO Gruppe und in unserem eigenen Hause vor.

Outlook Web Access

Unternehmen nutzen schon seit einiger Zeit Technologien wie Microsoft Outlook Web Access (OWA), um mobil auf Outlook Daten zugreifen zu können. OWA erlaubt einen Zugriff auf den Exchange Server aus dem Webbrowser heraus. Da es sich jedoch immer um einen Online-Zugriff handelt, kann mit OWA keine Offline-Synchronisation von Daten vorgenommen werden.

Die BLANCO Gruppe, einer der weltweit führenden Anbieter von Systemlösungen für Arbeitsplätze in der Haushaltsküche, der Gemeinschaftsverpflegung und in medizinischen Funktionsbereichen, hat diesen Trend frühzeitig erkannt. BLANCO setzt im Vertrieb auf ein bundesweites Netz von Außendienstmitarbeitern. Gemeinsam mit der COMLINE AG hat die BLANCO IT-Abteilung BITS daher in den vergangenen Jahren ihre Infrastruktur erfolgreich auf den Homo Mobilis eingestellt. Zunächst wurden die vorhandenen Windows NT Domänen auf einen unternehmensweiten Verzeichnisdienst auf Basis des Windows Server 2003 Active Directory konsolidiert. Dies erlaubte besonders den Pendlern zwischen BLANCO Standorten eine vereinfachte Benutzeranmeldung. Durch die anschließende Exchange Server 2003 Migration wurden die Hälfte der Exchange Systeme eingespart. Die meisten europäischen Postfächer wurden auf einem zentralen Exchange Server in der Oberderdinger Unternehmenszentrale zentriert. Heute sind lediglich noch in den größeren Standorten in das Gesamtsystem eingebundene Exchange Server vorhanden. OWA wurde bei BLANCO schon in der Version von Exchange Server 5.5 vereinzelt genutzt, mit Office Outlook Web Access 2003 stieg jedoch die Akzeptanz der Anwender. Die sichere Veröffentlichung von OWA erfolgte über einen auf Linux basierenden Apache Server.

Outlook Anywhere

Die Lücke der Offline Synchronisation von Outlook Daten wurde mit Exchange Server 2003 geschlossen. Die in der kommenden Version Outlook Anywhere genannte Technologie (heute “RPC over HTTPS”) gibt dem Homo Mobilis die Möglichkeit, Microsoft Outlook 2003 über HTTPS zu synchronisieren. Wie OWA ist Outlook Anywhere auch aus anderen Unternehmensnetzen, also durch fremde Firewalls und Proxyserver hindurch, nutzbar.

Von den etwa 200 System Engineers der COMLINE AG arbeitet ein sehr großer Anteil überwiegend bei Kunden vor Ort. Die Mitarbeiter sind daher vor allem unterwegs auf Outlook Informationen angewiesen. Neben OWA hat die COMLINE AG daher bereits vor zwei Jahren Outlook Anywhere auf Basis von Exchange Server 2003 eingeführt. Zusätzlich zu einem Clustersystem, das die Exchange Datenbanken verwaltet, wurde dazu ein Exchange Frontend-Server aufgebaut. Der Frontend-Server ist dabei für die Bereitstellung von OWA und Outlook Anywhere verantwortlich. Die Sicherheit des Zugangs wird über einen Microsoft Internet Security and Acceleration Server sichergestellt. Die INFOLINE berichtete hier über den Einsatz von Client Zertifikaten in der letzten Ausgabe. Diese Technologie arbeitet für den Anwender verborgen im Hintergrund. Nach einer einmaligen Konfiguration des Outlook Clients arbeitet Outlook 2003 auch über einen Wireless LAN Hotspot im Hotel oder aus einem Kundennetz online wie im eigenen Unternehmensnetz.

Outlook Mobile

Mobile Endgeräte wie PDAs und SmartPhones werden heute immer stärker von den Anwendern nachgefragt. Wird hier keine zentrale Richtlinie für den Einkauf gesetzt, sind die Kosten im Betrieb der Endgeräte nicht tragbar. Während OWA und Outlook Anywhere auf Notebook-Benutzer ausgerichtet sind, geht Exchange Server 2003 heute noch einen Schritt weiter und unterstützt Windows Mobile Endgeräte ohne Zusatzsoftware. Über das bereits vorhandene ActiveSync Protokoll wird eine direkte Synchronisation gegen den Server über Wireless LAN, GPRS oder UMTS durchgeführt. Seit diesem Jahr ist dabei sogar eine Push-Mail-Funktionalität möglich. Hier schickt der Exchange Server als aktiver Part neue E-Mails oder Termine auf das SmartPhone. Das Endgerät verfügt damit immer über den gleichen Datenbestand wie das Outlook Postfach, die mühsame manuelle Übertragung von Kontaktinformationen oder Termin-Erinnerungen entfällt. Selbst eine Löschung der mobilen Daten im Falle eines Diebstahls wird dabei unterstützt, um sensible Unternehmensdaten zu schützen.

Unternehmen wie die BLANCO Gruppe oder die COMLINE AG setzen daher schon heute strategisch beim Einkauf neuer Endgeräte auf das Betriebssystem Windows Mobile 5. In subventionierten Mobilfunkverträgen sind Windows Mobile SmartPhones und Pocket PCs bereits sehr kostengünstig zu erhalten. Da die serverseitige Technologie kostenlos im Server enthalten ist, halten sich die Investitionskosten also im Rahmen. Die Veröffentlichung von Exchange Server ActiveSync kann dabei wie bei BLANCO über Linux-Systeme oder wie bei der COMLINE AG über reine Microsoft Technologie erfolgen. Um in der Übergangszeit auch mit Bestandsgeräten, wie Symbian SmartPhones von SonyEricsson oder Nokia, auf Exchange zugreifen zu können, haben die COMLINE Berater auf dem BLANCO Frontend-Server Outlook Mobile Access (OMA) implementiert. Outlook Mobile Access stellt einen sehr einfachen Zugriff auf den Exchange Server zur Verfügung, der auch mit schmalen Bandbreiten einen performanten Zugriff ermöglicht.

Ausblick in die Zukunft

Mobile Technologien sind auf dem Vormarsch. Microsoft unterstützt den Homo Mobilis in Microsoft Office 2003 und Exchange Server 2003 durch innovative Lösungen. Die Nutzung der reinen Technik wird dabei für den Endanwender immer einfacher. Die Betriebskosten können durch serverseitige Verwaltung und ein hohes Maß an Standardisierung gesenkt werden. Und bald lernt der Exchange Server über Outlook Voice Access sprechen?

 
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