Microsoft bietet mit den SharePoint Technologien eine hervorragende Plattform für die Zusammenarbeit in Teams und in Unternehmen. Die COMLINE AG hat in diesem Jahr ihr altes Intranet auf Basis von Lotus Notes durch den Microsoft SharePoint Portal Server abgelöst.
Die Informationsflut in der Wirtschaft steigt von Jahr zu Jahr. Dokumente liegen in E-Mail-Anhängen, auf Abteilungslaufwerken und Home-Laufwerken vor. Der Bedarf, gezielte Informationen für die Mitarbeiter an einer zentralen Stelle bereitzustellen ist hoch. Die COMLINE AG stand zum Ende des vergangenen Jahres vor der Situation, dass das vorhandene Intranet-System den Anforderungen nicht mehr gewachsen war. Der Umgang mit dem System war umständlich, viele Informationen veraltet und die Software wurde von den Anwendern nicht akzeptiert. Außerdem konnten große Teile der Mitarbeiter nicht auf das Intranet zugreifen, weil sie vor Ort beim Kunden arbeiten.
Ziele für das neue Intranet
Das COMLINE Marketing setzte sich daher klare Ziele: Das Intranet sollte sowohl inhaltlich als auch grafisch neu gestaltet werden. Die Suche nach Informationen sollte effektiver werden. Und vor allem sollte jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit auf das Intranet zugreifen können. Als Basis wurde der Microsoft SharePoint Portal Server ausgewählt, da dieser sich optimal in die vorhandene Infrastruktur mit Microsoft Exchange Server und Microsoft Office System integriert. Für die Beratung und Implementierung wählte das COMLINE Marketing einen erfahrenen Partner: Die COMLINE Consulting Services verfügen als Microsoft Gold Certified Partner für Information Worker Solutions mit der Spezialisierung Messaging and Collaboration über weit reichende Erfahrungen mit den Microsoft SharePoint Technologien.
Anforderungsanalyse und Planung
Die COMLINE Berater analysierten zunächst im Rahmen eines Workshops die Anforderungen im Hause. Die Anwender wünschten eine verständliche Strukturierung des Systems. Inhaltlich erwarteten die Mitarbeiter neben organisatorischen und technischen Informationen vor allem eine Unterstützung wichtiger Geschäftsprozesse. So wurden nun in den Bereichen Leistungen und Partner die wichtigsten Informationen zu den Dienstleistungen und Produkten für die Vertriebs- und Servicebereiche zusammengeführt.
Bei der Strukturierung wurden die Vorteile von SharePoint schnell erkennbar. Mit wenigen Mausklicks lassen sich die verschiedenen Unterbereiche erstellen und verschieben. Vorgefertigte Module, so genannte Webparts, werden von Microsoft mitgeliefert und können einfach angepasst werden, um Texte, Bilder, Dokumente oder Linklisten anzuzeigen. Ein breiter Drittanbietermarkt setzt der Kreativität hier kaum Grenzen. Durch eine Beschränkung auf nur wenige unterschiedliche Module wurde in der COMLINE AG dabei auf eine einheitliche Bedienung in den verschiedenen Bereichen Wert gelegt.
Perfekte Integration
Durch die tiefe Integration von SharePoint in das Active Directory der COMLINE AG können die Anwender ihre Benutzerkonten nutzen. Eine zusätzliche Authentifizierung ist im internen Netz nicht nötig. Außerdem können viele Informationen über die Anwender direkt aus dem Verzeichnis in SharePoint übernommen werden. So wird auf jeder Intranet-Seite der Hauptansprechpartner für die jeweilige Rubrik mit seinen AD-Kontaktinformationen angezeigt.
Das neue Intranet wurde vollständig an das Corporate Design der COMLINE AG angepasst. Internet-Auftritt, eShop und Intranet verfügen damit über einen identischen Auftritt. SharePoint selbst ist dabei erst auf den zweiten Blick erkennbar. Für die Anwender ergibt sich damit eine gewohnte Arbeitsumgebung. Ohne eine Schulung konnte das Intranet daher in Betrieb genommen werden. Lediglich für die Themenverantwortlichen und wesentlichen Autoren des Intranets wurde über einen Webcast eine kurze Einführung für die Anpassung von Intranet-Seiten gegeben.
Initiales Befüllen mit Daten
Um von Beginn an einen echten Mehrwert für die Mitarbeiter zu schaffen, wurde das neue Intranet direkt nach der Strukturierung des Portals mit Daten gefüllt. Einige Informationen konnten aus dem bestehenden Intranet übernommen werden. Ebenso wurden vorhandene Intranet-Applikationen eingebunden. Aufgrund der völlig neuen Struktur und der starken Filterung der Daten wurde auf die sonst übliche weitgehend automatisierte Datenübernahme verzichtet.
Vorhandene Dokumente aus dem alten Intranet, aus öffentlichen Ordnern und Fileservern wurden an zentraler Stelle im neuen Intranet zusammengeführt. Durch die Integration von Webanwendungen der Hersteller wurde im Intranet zugleich eine eLearning-Plattform geschaffen.
Die COMLINE Berater planten eine Implementierung des SharePoint Portal Server auf Basis einer SQL Server 2005 Datenbank. In dieser Kombination wurde eine schnelle und komfortable Suche im Intranet Portal ermöglicht. Die Indizierung integriert dabei Inhalte des Intranets, des Exchange Servers und einzelner Fileserverbereiche. Dem Anwender steht damit eine zentrale Suche über alle Dokumentquellen zur Verfügung.
Zusammenarbeit
Die Möglichkeiten von Microsoft SharePoint gehen jedoch über ein reines Intranet weit hinaus. Durch eine tiefe Integration in Microsoft Office wird es den COMLINE Mitarbeitern ermöglicht, zusammen an Dokumenten zu arbeiten. SharePoint verwaltet mehrere Versionen eines Dokuments und bietet einen integrierten Prozess zum Ein- und Auschecken von Dokumenten. Stellt ein Mitarbeiter ein neues Dokument im Intranet bereit, können sich andere Anwender über themenbezogene Benachrichtigungen per Mail darüber informieren lassen.
Neben der Mailfunktion bietet SharePoint durch seine Exchange Integration zusätzlich die Möglichkeit für Besprechungen einen eigenen Arbeitsbereich einrichten zu können. Schon in der Outlook Besprechungsanfrage kann ein Organisator des Termins einen Besprechungsarbeitsbereich erstellen, in dem dann Agenda, Protokolle und andere Dokumente abgelegt werden können. Jeder Teilnehmer kann sich somit sicher sein, immer auf die neuesten Versionen zuzugreifen.
Veröffentlichung ins Internet
Durch die Integration einer Microsoft ISA Server Firewall in die vorhandene Sicherheitsinfrastruktur des Unternehmens wurde eine Veröffentlichung des Intranets im Internet ermöglicht. Der ISA Server übernimmt dabei die Aufgabe einer Application Firewall und verlangt vom Anwender zusätzlich zu Benutzernamen und Kennwort eine Authentifizierung per Client-Zertifikat. Durch die Integration von Outlook Web Access und weiteren Web-Applikationen wurde damit auch für die mobilen Anwender der COMLINE AG ein zentrales Portal für den Zugriff auf alle Informationen geschaffen.
Ausblick in die Zukunft
Derzeit wird ergänzend ein Extranet-System in der DMZ aufgebaut, um gemeinsam mit Kunden und Partnern auf Basis der SharePoint-Technologie arbeiten zu können. Damit werden die Grundlagen für eine verbesserte Zusammenarbeit in Projekten geschaffen. Parallel wird die Entwicklung von eigenen Webparts vorangetrieben. Außerdem ist der Wechsel auf Office SharePoint Server 2007 bereits fest geplant.
Intranet-Portal als COMLINE-Lösung
Beim Design von SharePoint Portalen geht das Portfolio der COMLINE Berater von der Planung über Software-Entwicklung bis zur Implementierung. Das breite Microsoft-Know-how in der COMLINE AG bietet dabei eine perfekte Grundlage Projekte mit den Microsoft SharePoint Technologien.
Im Microsoft Solutions Competence Center der COMLINE AG werden bereits heute der neue Office SharePoint Server 2007 und Migrationsszenarien von SharePoint Portal Server 2003 getestet. Getreu dem Microsoft Motto “people ready business” ist die COMLINE AG bereit, die Arbeit ihrer Mitarbeiter im Büroalltag zu vereinfachen.