Automatische Synchronisation der Kalender von NOTes und Outlook

Wer im Unternehmen Lotus Domino als Mailsystem hat, kann mit Domino Access for Outlook den Lotus NOTes Client vermeiden. So lässt sich komplett mit dem Komfort von Microsoft Outlook arbeiten. Allerdings bleibt eine Lücke bestehen: Der Kalender kann nicht so einfach per Push-Mail auf ein mobiles Device synchronisiert werden, wie per Exchange Server ActiveSync. Da ich privat ein Exchange Postfach nutze und den dortigen Kalender auch mobil mitnehme, suche ich schon länger eine pragmatischen Lösung für den Abgleich der Kalender.

Meine bisherige Vorgehensweise war der Weg über iCal. Mein Outlook publiziert eine ICS-Datei auf Office Online. Diese lade ich dann über eine vorbereiteten Link auf den Desktop meines Notebooks und importiere die Datei dann im Lotus NOTes Client. Das kann man so machen, aber in der Praxis vergisst man den Abgleich schnell. Die Vorgehensweise ergibt spätestens dann ein Problem, wenn die Kollegen zurecht einen gepflegten Kalender erwarten und diesen nicht vorfinden.

Eine automatische Methode habe ich nun über den Umweg des Google Calendar gefunden. Google bietet ein kleines Tool an, mit dem man die Kalender von Outlook und Google synchron halten kann. Google Calendar Sync verwendet hier immer den primären Outlook-Kalender und den ersten Google-Kalender. Es werden ohne Ausnahme ALLE Termine synchronisiert, ein Zeit- oder Kategoriefilter wurde nicht implementiert. Der Abgleich erfolgt in regelmässigen Intervallen ab 10 Minuten. Standard ist 120 Minuten. Zusätzlich kann man einen Synchronisationsdurchlauf auch manuell starten.

Benötigt werden zwei Outlook-Installationen: Ein Outlook verbindet sich mit dem Exchange Server Postfach, das andere geht über ‘Domino Access für Outlook’ (DAMO) direkt auf das Domino System. Da ich aktuell eh sämtliche Lotus Software in einer VM isoliert habe, kann ich das über meine bestehende Implementierung abbilden. Die Daten von beiden Outlooks werden unabhängig voneinander per Google Calendar Sync Tool mit meinen Google-Kalender abgeglichen. So können meine Windows Mobile Devices ohne Eingriff in deren Konfiguration weiterhin gegen Exchange laufen. Eine zugegeben aufwändige Variante der Synchronisation, aber dennoch sehr galant. Einen Exchange Server & Active Directory Consultant kann eine dreistufige Synchronisationskette so schnell nicht schocken. ;-)

Ein wichtiger Hinweis: Google Calendar Sync gleicht in der aktuellen Beta nur den Inhalt des Termins ab, nicht aber viele nützliche Eigenschaften:

Kategorien sind in der von Outlook gewohnten Form in Google nicht verfügbar, da Google hier überlappende Kalender einsetzt. Entsprechend gehen beim Umweg Outlook-Google-Outlook leider die Kategorien verloren. Ob Google hier mal eine Zuordnung von Kategorien zu einzelnen Kalendern vornehmen wird, steht noch nicht fest.

Für mich unverständlich ist dagegen, dass Google die Kennzeichnung als privater Termin nicht übernimmt. Hier muss man daher aufpassen, dass der Zugriff auf den eigenen Kalender im Unternehmen entsprechend limitiert wird. An einer Implementierung scheint Google aber zu arbeiten, wie man zwischen den Zeilen der Online-Hilfe lesen kann. Das Wort ‘Currently’ lässt mich hoffen.

Google Calendar und das Sync Tool tragen derzeit noch wie viele Produkte aus Mountain View den Status BETA. Einen Einsatz in Produktivsystemen sollte daher jeder selbst gut abwägen. Ich habe nicht nur deshalb zunächst auf eine One-Way-Sync von Outlook nach Domino gesetzt.